歯科衛生士の婿

歯科衛生士話は少なめ。主にクルマと仕事のこと。

いまだにExcelで課題管理してる人ばかりで困っている話

こんにちは。トモゾウです。

 

今の会社に入ってとても困ったことがいくつかあるのですが、中でも結構困っているのが、みんなエクセルで課題管理をしていることです。

 

確かにエクセルは簡単に表が作れるので、課題管理はしやすそうです。

が、実はエクセルで課題管理をすることは無駄が多すぎるのでさっさとやめたほうが吉です。

 

なぜエクセルで課題管理をするのがだめなのか

・長文だと見づらい

長文を書くとセルの中で折り返しになったりするが、見づらい。見づらいので文章量を減らす必要があるが、それだとログが残らない。

 

・横長のフォーマットになるので担当者や期限が見づらくなる

よくあるのが、左から順番に「項番」「大項目」「中項目」「タスク」「ステータス」「担当部署」「担当者」「起票日」「期限」「起票者」「備考」となっているパターン。

大体、ステータスから右側が読めなくなっていたりします。

せっかく管理表を作ったのに、いちいち担当者や期限を見るのに横のセルに移動するのは面倒ですよね。

 

・ファイルの共有が面倒。先祖返りもよくある。

エクセルで課題管理をしていて最も困るのがこれ。最新のファイルがどれかわからなくなるのはよくあること。

会議でプロジェクタに課題管理表を映したら、古いバージョンでした、ということもあります。

ほかのメンバーに迷惑をかけてしまいますね。

 

また、基本的にエクセルは二人以上で同時に編集ができません。 誰かがファイルを開いているときは、閉じてもらわないと編集できないわけです。

共有ファイルにする、という手もありますが、共有ファイルにするとセルの移動ができなかったり、なぜかファイルの破損が発生したりとトラブルもあります。

 

別部署の方と仕事をするとき、会社によっては同じ共有フォルダを参照できない場合もあり、いちいち専用共有フォルダを作成する必要があります。で、メンバーが増えるとこれまたいちいちフォルダアクセス権限を付けるという、、、、

 

とにかくエクセルで課題管理は面倒すぎます。

 

 

ではどうすればよいか。

簡単です。面倒なエクセルなんぞは使わずに、さっさとクラウドの課題管理サービスに移行すればOKです。

 

クラウドの課題管理ツールといっても様々なものがあり、それぞれ特徴がありますが、共通している利点はこちらです。

 

・沢山書ける

これは意外と重要なんです。

まず、エクセルと違って、大体の課題管理ツールが課題のタイトルだけが並ぶ状態になります。

タイトルをクリックすると内容が表示され、ツールによってはサブタスクなども表示されます。

エクセルでは沢山書くと一気に見づらくなりますが、課題管理ツールであれば特にそのようなこともありません。細かいことでもガンガン書いていきましょう。

また、ログも残るので、いつ誰が何を書き込んだかもすべて記録できます。

 

 

・横長にならないため、担当者や期限がすぐにわかる

基本的にはタイトルの横に担当者や期限が並んでいますが、エクセルのように横長ではないので一目で誰の担当課題かわかります。

また、ツールによっては、自分の担当する課題を簡単に検索したりもできるので、楽ちんですね。

 

・ファイル共有が不要。

もうこれが一番重要なのですが、ファイル共有は不要です。当たり前ですが、ファイル自体存在しません。データはすべてクラウド上にありますので、ネットとPCさえあればどこでもアクセス・編集が可能です。

いちいちファイル閉じてー、とか不要ですし、別の部署とのやり取りでいちいち共有フォルダを作成する必要もありませんね。

あとメンバーが増えてもオンライン上でさくっと追加できますので、スピード感が全く違います。

 

最初はツールの使い方に戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえばこっちのもの。もうエクセルなんかには戻れません。

数人で使うならフリーでOKでしょうし、セキュリティがうんちゃらかんちゃらというのであれば、企業向けの製品もあるのでそちらを検討してみましょう。

 

エクセルはみんなが使っていますから、ついつい便利な使い方を考え出したりしますが、まったく便利ではありません。エクセルは表計算ソフトです。課題管理ツールではありません。

さっさとクラウドツールに移行して、サクサク仕事を進めましょう!